事務の仕事でAIに任せていいことと、任せてはいけないこと。分かれ目は確認にかかる時間

AIに任せたのに、かえって時間がかかった。事務の仕事でこれが起きるのは、確認のしかたが決まっていない仕事を渡したときだ。

任せていいかどうかは、仕事が定型かどうかでも、時間がかかるかどうかでもない。出てきたものを何分で確かめられるかで決まる。確かめ方が式や突き合わせで決まっている仕事は任せていい。読み直すしかない仕事は、AIの出来が良くても手元に残る。

以下の計算は、2026年9月20日にMicrosoft 365のExcel（バージョン16）で行った。12の仕事に入れた分数は私の職場で計った値で、職場によって変わる。式をそのまま使って、自分の数字を入れてほしい。

任せたほうが得になる条件を式にする

自分でやる時間と、任せたときにかかる時間を比べる。任せたときにかかるのは4つだ。依頼文を書く時間、出てくるのを待つ時間、確認する時間、そして外れていたときに直す時間。

任せた時間 = 依頼文 + 待ち + 確認 + 手戻り率 × 直す時間
節約      = 自分でやる時間 - 任せた時間
判定      =IF(節約>0,"任せる","自分でやる")

手戻り率は、10回頼んで何回書き直しになるかだ。3回なら0.3を入れる。最初は多めに見積もっておく。

この式のかたちはAIに判定を任せる記事で使った損益分岐と同じだが、あちらは分類の精度から決める話だった。ここでは精度を測る前の段階で、そもそも渡していいかを切り分ける。

事務の12の仕事を計算した

列は、仕事、自分でやる時間、依頼文、待ち、確認、手戻り率、直す時間、確認のしかた。B列からG列に分数を入れると、節約と判定が出る。

12のうち8つが任せる側に出た。残りの4つは、任せると時間が増える。

作業時間では分かれず、確認時間で分かれた

この表でいちばん効いた数字はここだった。Excelで両方の組の平均を出した。

自分でやる時間の平均は、任せる組が19.8分、自分でやる組が18.8分。ほとんど差がない。時間のかかる仕事から任せるという切り方は、この12件では役に立たなかった。

確認時間の平均は、任せる組が3.7分、自分でやる組が17.5分。4.7倍の開きがある。手戻り率の平均も0.21と0.43で、倍近く違った。

なぜ確認時間だけがこう効くのか。自分で作業するときは、作りながら確認している。数字を打ちながら合計を見ているので、確認が作業に溶けている。他人が作ったものを受け取ると、この2つが分かれる。作業時間は減るが、溶けていた確認が丸ごと別の時間として乗ってくる。だから、確認が重い仕事ほど任せた効果が消える。

確認のしかたは4つに分かれる

12の仕事を、確認のしかたで並べ直すと4つの型になった。上2つが任せる側、下2つが自分でやる側に集まる。

式で当たる4件だけで、節約の合計が52.2分になった。読み直す3件は20.5分にとどまる。同じ「任せる」でも、確認の型で効き方が違う。

自分の仕事を分けるときは、この4つのどれかを先に決める。決まらないなら、それは任せてはいけない仕事だ。出てきたものが正しいかどうかを判断できないまま使うことになる。式で当たる型の具体的なやり方はAIが書いた文書を照合する記事に書いた。

任せる前に、3行だけ書く

渡す前に紙かメモに3行書く。書けなければ渡さない。これだけで、確認が増える失敗はほとんど止まる。

1行目は、何が出てきたら合格かを書く。形と件数まで書く。取引先ごとの合計が12行、という具合だ。2行目は、合格かどうかをどう確かめるかを書く。上の4つの型のどれかを名指しする。3行目は、外れていたときに何分で直せるかを書く。

3行目が書けないときは、直し方を知らないまま渡そうとしている。1行目が書けないときは、自分でも何が欲しいか決まっていない。どちらも、頼む相手が人でも同じだ。

守らせたい条件を相手に丸ごと預けても効かない、という話はCLAUDE.mdで効いた項目の記事と同じ構図になる。確かめる側の手段を先に持っておくかどうかで、結果が変わる。

依頼の形を変えると、確認の型が動く

確認の型は仕事の性質で決まると書いたが、全部が決まっているわけではない。依頼の形で動かせるものがある。

議事録を要約してと頼むと、出てくるのは文章だ。合っているかを見るには最初から読み直すしかない。同じ議事録から、決まったこと、担当、期限の3列の表にしてと頼むと、出てくるのは表になる。元の議事録を見ながら行を突き合わせればいいので、読み直す型から突き合わせる型に落ちる。

この変更で確認が何分減るかを、同じ式に入れて計算した。議事録の要約は確認8分が3分になり、節約が10.0分から16.0分に増えた。手順書の下書きは12分が6分になって16.5分から24.0分へ。定型の案内メールは3分が1分になり3.0分から5.5分になった。3件で16分増えた計算になる。

減るのは確認時間だけではない。出力の形を決めると、外れ方も減る。上の計算では手戻り率も下げて入れている。何を返すかが決まっていれば、見当違いのものが返る余地が狭くなるからだ。

依頼文に入れる指定は3つで足りる。出力の形（表か、箇条書きか、本文か）、列や項目の名前、件数か行数の見当。この3つを書くと、確認の型が自動的に決まる。

ただし、動かせない仕事もある。謝罪文を表にしても意味がない。人事評価のコメントも同じだ。形を決められない仕事は、確認の型も変わらない。

踏んだ失敗

請求書の金額の最終確認を任せたことがある。表では節約がマイナス6分と出た仕事だ。実際にやったときも、出てきた結果を自分で見直すことになり、時間は減らなかった。悪かったのはそこではない。合っていますと返ってきたのを見て安心してしまい、1件そのまま通した。自分で見ていれば気づいた桁の違いだった。確認を任せると、確認したという感触だけが手に入る。

社内規程の解釈を聞いたこともある。それらしい答えが返ってきたが、根拠に挙げられた条番号が実際の規程と違った。確かめるために規程を開いて20分読んだ。最初から規程を開けば15分で済んでいた。一次情報に当たらないと確かめられない質問は、一次情報を先に開く。

謝罪文も任せてみた。文章としては整っていたが、こちらの事情と相手との経緯が入らない。直すより書いたほうが早かった。人に届く言葉は、こちらしか知らない前提が要る。

任せてよかったものの共通点

うまくいった8件を見ると、渡した時点で正解が決まっていた。表記ゆれの検出も、異常値の抽出も、集計も、答え合わせができる。自分が答えを持っていなくても、答えの出し方は持っている。

逆に、任せて損をした4件は、正解がこちらの頭の中や相手の事情の側にあった。出てきたものと突き合わせる相手が存在しない。

この線引きは仕事の重要度とは別物だ。請求書の金額の最終確認は重要だが、任せないのは重要だからではなく、確認が作業と同じ重さだからだ。人事評価のコメントも同じで、確認に25分かかるなら自分で30分かけて書いたほうが早い。

確認していないこと

上の12件の分数は、私が自分の作業で計った値だ。職場の人数や扱う件数で変わる。特に、自分でやる時間は慣れの差が大きい。式を写して自分の数字を入れ替えてほしい。

手戻り率は10回分の記録が要るが、私は仕事ごとに10回ずつ記録したわけではない。体感で入れた値なので、実際とずれる。ずれると判定が変わるのは、節約が数分しかない下のほうの行だ。

モデルや道具による差も確認していない。ここで言っているのは、どの道具を使うかより前の切り分けだ。道具を変えても、確認のしかたが決まっていない仕事は確認のしかたが決まらないままになる。