仕事の型

台帳に更新日を数字で書くと、1回目の更新で古くなる。開始日と契約期間から次の更新日を出す式にすれば、毎年直さなくていい。20件で計算したら締切を過ぎているものが4件あった。祝日で3日前倒しになる契約も出た。

棚卸の差異は数え間違いだけで出るのではない。締めの時点、数える単位、帳簿と現物のどちらから当たるかを先に決めないと、差異が出ても原因を切り分けられない。120品目で試したら、差異金額の98.7%が上位10品目に集まっていた。

録音、文字起こし、要約、確認、配布の5段階で私がやっている手順。決定事項に根拠の発言を引用させる依頼文、604字の文字起こしで試した結果、話者ラベルのない文字起こしで宿題の担当が消えた失敗、配布前の5分の確認の型。

ミスのたびに項目を足した28項目の請求書チェックリストは、誰も読まなくなって添付漏れが続いた。ミスを抜け・取り違え・古い値・順番の4種類に分け、種類ごとに1項目、戻れなくなる直前に置く型にして9項目にした話と、Excelで判定と記録をする式。

記録が効くかどうかは、書いた量ではなく、相手も見た記録かどうかと、あとで探せるかどうかで決まる。電話を切って5分で送る1通の型と、残す8つの項目、300件の記録から1件を出す式をExcelで確かめた。時刻を文字で打つと絞り込みが0件になる。

業務一覧だけの引き継ぎ書は、月末の締めで止まる。私が使っている引き継ぎ書の型（6つの区画と書く順番）と、そのままコピーして埋められる雛形、引き継ぎ後1か月で起きた問い合わせから直した項目を書く。

「対応中」しか書いていない日報は、上司にも2か月後の自分にも役に立たない。私が使っている5つの枠と10行の型、5分で終える書く順番、Excelに1行ずつ残して探せるようにする列の決め方と、実際のExcelで確かめた集計の式。